Bescherming persoonsgegevens bij de Bosgroep Vlaams-Brabant vzw
Deze verklaring werd opgesteld door de Bosgroep Vlaams-Brabant vzw met maatschappelijke zetel gevestigd te Diestsevest 54/101, 3000 Leuven (ondernemingsnummer 0683.509.015 / RPR Leuven).
Door lid te worden, door het ontvangen van onze nieuwsbrief of van andere communicatiematerialen of door gebruik te maken van onze diensten, gaat u uitdrukkelijk akkoord met de wijze waarop de Bosgroep Vlaams-Brabant vzw uw persoonsgegevens verzamelt, beheert en gebruikt.
Algemeen
We zijn ons bewust van het vertrouwen dat u in ons stelt door uw lidmaatschap of inschrijven op onze nieuwsbrief. We zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy maximaal te beschermen.
Hiertoe beantwoorden we aan de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en aan de Wet van 13 juni 2005 betreffende het vertrouwelijke karakter van elektronische communicatie.
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?
We verzamelen uw persoonsgegevens voor duidelijke en gerechtvaardigde doelstellingen:
om u als lid onze dienstverlening aan te kunnen bieden en u op de hoogte te houden van de vereniging en alle activiteiten;
om u te informeren via nieuwsbrieven of andere communicatiekanalen;
om een overeenkomst uit te voeren;
om een wettelijke verplichting na te komen zoals het bijhouden van een ledenregister in kader van de vzw-wetgeving.
Welke persoonsgegevens verwerken we?
We kunnen uw persoonsgegevens verzamelen via lidmaatschapsformulieren, overeenkomsten, contactformulieren, enquêtes, wedstrijden, nieuwsbrieven, sociale media, e-mails, …
Hierbij vragen we enkel de voor ons noodzakelijke persoonsgegevens op en gaan we zorgvuldig ermee om. De gegevens worden opgenomen in een databank die door ons beheerd wordt. Deze gegevens worden uitsluitend bewaard op dragers binnen de Europese Unie.
Het gaat om:
uw persoonlijke contactgegevens: naam en voornaam, aanspreektitel, postadres, telefoonnummer, e-mailadres, adres van sociale media of website
organisaties of bedrijven die u vertegenwoordigt en hun algemene contactgegevens
gegevens over uw (bos)eigendommen of de (bos)eigendommen waarvan u beheerder bent: kadastrale informatie, aangevraagde vergunningen en subsidies, deelname aan projecten en dienstverlening van de vzw, informatie uit een beheerplan, beeldmateriaal (foto en video)
gegevens over uw deelname aan of interesse voor activiteiten van de vzw (vergaderingen, excursies, cursussen, lezingen, projecten, …)
specifieke informatie die we van u krijgen in het kader van een persoonlijk advies, de uitvoering van een overeenkomst of een specifieke dienst.
Voor bepaalde diensten van de vzw wordt een afzonderlijke overeenkomst opgemaakt of zijn bijkomende gegevens nodig. Wanneer dit van toepassing is, kunnen persoonsgegevens worden opgevraagd en verwerkt zoals een rekeningnummer, ondernemingsnummer of rijksregisternummer.
Informatie die in e-mailberichten wordt verzonden is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n). Openbaarmaking, vermenigvuldiging of verspreiding van deze informatie aan derden is niet toegestaan. We zijn niet aansprakelijk voor de onjuiste of onvolledige transmissie, noch voor de laattijdigheid, noch voor de vernietiging van data ten gevolge van deze transmissie. Indien u een e-mailbericht ontvangt dat niet voor u bedoeld is, verzoeken wij u ons dit te melden en het bericht te vernietigen.
Hoe beschermen wij de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens?
We verbinden ons ertoe om alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
Uw persoonsgegevens worden bewaard in een beveiligde omgeving, die niet toegankelijk is voor het publiek, maar alleen voor:
de werknemers en bestuurders van de vzw
de werknemers van de Provincie Vlaams-Brabant die belast zijn met de integriteit en de maintenance van onze database en onze applicaties. Deze laatstgenoemde personen zijn niet verondersteld rechtstreeks de gegevens in te zien maar alleen de software te herstellen in het geval van calamiteiten.
Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
We bewaren uw gegevens maximum 5 jaar na het laatste gebruik. Daarna worden ze verwijderd of anoniem gemaakt. Informatie over het gevoerde beheer van uw eigendommen kan langer bewaard worden om dit beheer verder op te volgen. In dat geval worden persoonsgegevens anoniem gemaakt.
Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?
We beschouwen uw gegevens als vertrouwelijke informatie en geven deze niet door aan andere partijen voor commerciële doeleinden.
In het kader van onze rapportering of aanvragen aan overheden van specifieke projecten die op uw eigendom(men) of op door u beheerde eigendommen worden gerealiseerd, worden de hiervoor relevante gegevens gerapporteerd of doorgegeven (zoals ligging van percelen, kostprijs, contactgegevens, rekeningnummer, ondernemingsnummer, rijksregisternummer). Indien mogelijk maken we uw gegevens anoniem.
We doen voor de dienstverlening regelmatig beroep op een externe verwerker. Dit houdt onder meer in dat we voor bepaalde taken of onderzoeken tijdelijk gegevens doorgeven aan derden. In dat geval zien we steeds erop toe dat enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden doorgegeven en dat die vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden verwerkt. We leggen dit ook contractueel vast met deze verwerkers. Zo zullen deze verwerkers uw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken.
Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen?
Wanneer we u om persoonsgegevens vragen, heb u het recht om daar niet op in te gaan. Die weigering kan wel onze dienstverlening verhinderen.
Volgens de privacywetgeving heeft u verder de volgende rechten:
recht op inzage en informatie U mag weten of we gegevens van u hebben, welke gegevens dit zijn, op welke manier deze worden gebruikt en u kan hierover verdere toelichting krijgen.
recht op correctie U mag ons opdragen uw gegevens te verbeteren als deze onjuist of onvolledig zijn.
recht op bezwaar of intrekking van u toestemming U mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of uw toestemming voor het gebruik van uw gegevens intrekken. We zullen hieraan voldoen tenzij er hiervoor gerechtvaardigde gronden zijn.
recht om vergeten te worden U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen wanneer:
de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld
de verwerking van uw gegevens uitsluitend berust op uw toestemming en u beslist om deze in te trekken
u de juistheid van een persoonsgegeven betwist, gedurende de periode die Bosgroep Vlaams-Brabant nodig heeft om die juistheid te controleren
uw gegevens niet meer nodig zijn om de doeleinden van de verwerking te bereiken maar u ze nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
U mag ons dus vragen al uw gegevens te wissen.
In sommige gevallen hebben we toch het recht om uw gegevens verder te bewaren. Dat is wanneer dat nodig is voor onder meer: de naleving van een wettelijke verplichting, de facturatie of doorbetaling van subsidies, of nog het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
recht op beperking van de verwerking U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
u de juistheid van een persoonsgegeven betwist, gedurende de periode die we nodig hebben om die juistheid te controleren
uw gegevens niet meer nodig zijn om de doeleinden van de verwerking te bereiken maar u ze nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
recht op overdraagbaarheid U mag de door u verstrekte gegevens door ons laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u aan een andere partij.
Contactname en klachten
Om gebruik te maken van uw rechten of om een klacht in te dienen kan u ons hierover berichten per e-mail, via info@bosgroepvlaamsbrabant.be of per post naar: Bosgroep Vlaams-Brabant vzw Diestsevest 54/101 3000 Leuven
Wanneer u van mening bent dat de verwerking van persoonsgegevens in strijd is met de privacywetgeving, heb u ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijziging van deze Privacyverklaring
We kunnen deze Privacyverklaring steeds wijzigen. We kondigen elke wijziging vooraf aan op onze website www.bosgroepvlaamsbrabant.be.
Vroegere versies van onze Privacyverklaring archiveren we.
